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Aidez-moi, chef! Lignes directrices pour la rédaction de lettres de recommandation

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Donc, votre ancien employeur ou professeur a écrit un profil sur vous, et - ah! Un curriculum vitae décrivant vos compétences professionnelles et votre comportement, pas particulièrement élogieux! Si elle contient des phrases telles que: "Elle peut être constamment en retard, mais elle fait son travail quand elle se présente.", "Il n’est certainement pas mauvais.", Ou "Elle n’a pas eu beaucoup de temps, mais c’était amusant à regarder." vous ne pouvez pas tout laisser comme ça.

Cependant, dire à quelqu'un que "cela ne suffit pas" est dangereux et peut ne pas vous apporter les résultats souhaités. Voyons comment nous pouvons transformer ce "Mec, c'est ce que tu penses vraiment?" Une lettre dans "Cool ... j'apprécie cela."

Que signifie une bonne recommandation?

Une lettre de recommandation est une confirmation écrite de vos compétences et réalisations professionnelles. La lettre révèle la nature de l'employé, son expérience, ses forces et ses faiblesses et, plus important encore, son potentiel. L'employeur n'est pas intéressé à savoir si vous aimez la cuisine chinoise, si vous collectionnez des timbres depuis votre enfance et si vous pratiquez un sport. Ce qu’il recherche réellement chez un employé potentiel, c’est l’honnêteté, la fiabilité, la responsabilité, l’intelligence, l’enthousiasme et le désir de grandir et de se développer. Une bonne lettre de recommandation répond à toutes ces questions en quelques phrases.

Si vous ne connaissez pas bien l'employé, cela peut être corrigé!

Il est plus facile d’écrire une lettre de recommandation à une personne qui a des contacts constants avec cet employé pour le travail et qui le connaît bien. Parfois, une personne craint que son supérieur immédiat ne lui fasse pas les meilleures recommandations et tente de faire cette demande à un cadre supérieur. Si vous estimez que vous ne pouvez pas donner de recommandation objective, demandez à écrire à votre supérieur immédiat, un responsable qui le connaît mieux.

Si vous savez qu'il est un employé digne et que vous souhaitez l'aider, faites une brève interview avec une personne, déterminez ce à quoi vous devez faire attention et posez des questions sur ses futurs projets de carrière. Cette information vous aidera à rédiger la lettre.

Lettre de recommandation - présentation de votre entreprise

Dans la lettre, vous ne parlez pas seulement de votre subordonné, mais vous vous présentez également en tant qu'employeur. Ceci est un document commercial qui doit être préparé conformément aux normes en vigueur. En aucun cas, n'écrivez pas une lettre de recommandation à la main - cela discréditerait votre employé aux yeux d'un employeur potentiel et indiquerait également que vous n'êtes pas assez sérieux avec cette personne et que vous ne respectez pas la confiance que vous avez placée.

Allouez du temps dans votre horaire de travail pour rassembler calmement vos pensées et bien travailler. Reconnaissez l’importance de ce document pour la personne qui vous l’a demandé et n’écrivez pas de lettre de recommandation lors de vos déplacements.

Commencez avec une liste

Les lettres de recommandation servent à fournir des informations supplémentaires sur le demandeur - comment il a étudié, travaillé, fait autre chose. Il devrait fournir une image générale des qualités personnelles de l'employé, de son expérience, de ses forces, de son potentiel et de ses compétences.

Si vous ne savez pas comment écrire une lettre, commencez par dresser une liste de mots-clés et d’expressions relatives aux réalisations et aux qualités de l’employé. Une telle liste aidera à éviter les phrases abstraites et les formulations métaphoriques. Tout ce que vous devez faire est d’énoncer clairement votre position et de fournir des preuves.

Catégoriser les mots clés et expressions:

1) Compétences professionnelles:
L'employé possède-t-il les compétences requises pour son poste?
Est-il capable de faire le travail efficacement et à temps?
Dans quelle mesure connaît-il son domaine professionnel?
Un gestionnaire est-il capable de prendre des décisions rapidement et de manière constructive?

2) Caractéristiques personnelles:
Comment un employé développe-t-il des relations au sein d'une équipe?
At-il un sens de l'humour?
At-il un esprit analytique?
Dans quelle mesure la personne est-elle résistante au stress?
Est-ce que cette personne est un leader?

3) Succès et réalisations
Pensez à deux ou trois réalisations de l'employé pendant qu'il travaillait sous votre direction.

4) faiblesses
À quoi une personne devrait-elle être attentive pour se développer davantage dans sa carrière? Une personne peut-elle apprendre de ses erreurs passées?

5) potentiel
Que pensez-vous que cet employé peut accomplir?

La structure
En règle générale, la lettre ne dépasse pas une page (5-7 paragraphes) et comprend trois parties: introduction, partie principale et conclusion.

Entrée
Commencez par déterminer en quelle qualité et pendant combien de temps vous connaissez la personne à qui vous donnez la recommandation. Si la personne est votre employé, indiquez la durée de son travail dans l'entreprise, les fonctions qu'il exerce et tous les projets importants qu'il a développés ou réalisés. Vous pouvez ajouter quelques lignes sur la société et son domaine d’activité.

Dans la dernière phrase de l'introduction, vous pouvez résumer et exprimer votre opinion générale sur l'employé recommandé.

Corps principal
Dans la partie principale, vous donnez une description plus détaillée d'une personne en termes de ses qualités professionnelles. Décrivez sa capacité à faire face à certaines tâches et énumérez les principales réalisations. Quels sont les avantages et les inconvénients de l'employé recommandé apparaissent au travail? Quelle impression fait-il lorsqu'il communique et interagit avec d'autres personnes?

Il est très pratique d'indiquer une qualité et de la confirmer avec des faits, en racontant comment elle se manifeste dans la pratique. Par exemple, vous notez qu'Alexei a un esprit analytique et une approche créative des affaires, et vous décrivez comment il a réussi à trouver un moyen d'optimiser la procédure de livraison des marchandises à votre entreprise. Prenez deux à trois caractéristiques principales.

Pour créer une image plus claire, caractérisez une personne en fonction de ses qualités personnelles et de son comportement. Est-ce qu'il s'est montré responsable, poli, amical, ou paresseux, insoluble, inhospitalier, venimeux?

Conclusion
Mentionnez les projets futurs de l’employé et pourquoi vous pensez que c’est la bonne voie. Ecrivez pourquoi vous recommandez cette personne, quelle contribution elle pourrait apporter à l'entreprise, où elle ira au travail. Enfin, vous pouvez indiquer combien vous recommandez un employé pour le poste que vous recherchez: vivement, avec quelques réserves, ne le recommandez pas.

À la fin de la lettre, fournissez vos coordonnées et proposez de vous contacter si le destinataire souhaite recevoir des informations supplémentaires.

N'oubliez pas de placer la lettre sur le papier à en-tête de la société, de mettre un cachet et une signature.

Note
La lettre ne concerne pas vous et votre entreprise, mais l’employé. Les informations doivent être présentées de manière professionnelle et ouverte, sans raisonnement inutile, en particulier peu flatteur, à l'employé. Essayez de refléter les meilleurs côtés d'une personne, de la comprendre, de voir son potentiel en elle, de l'aider à trouver un bon travail. Cette lettre vous donne le pouvoir d'influencer le destin d'une personne. Vous devez donc vous adresser sérieusement à l'écrire.

Source: THE WELL - Magazine en ligne de développement d'entreprise

Lettre de recommandation: quand elle n'est pas émise

Une lettre de recommandation est émise dans presque tous les cas. Les exceptions sont des situations désagréables dans lesquelles le licenciement a eu lieu en raison de résultats insatisfaisants au cours de la période d'essai. Si, pendant ce temps, l’assistant s’est révélé négligent ou s’est permis une infidélité envers le patron, il ne peut pas compter sur de bonnes recommandations.

Une autre raison pour laquelle vous ne devriez pas compter sur une lettre de recommandation positive adressée au secrétaire du chef est la situation avec le renvoi forcé de l'article. Cela peut être dû à des dommages matériels ou à une violation flagrante de la discipline du travail.

Il n'y a guère de bonnes raisons pour cela. Le licenciement sans lettre de recommandation d'un employé est préférable à un congédiement avec des recommandations négatives. Dans ce cas, la personne va simplement du pain gratuit. La recherche d'un autre lieu de travail devient exclusivement son problème.

Lettre de recommandation: une fois publiée

Ainsi, les bonnes relations avec l'équipe et directement avec votre patron donnent à la secrétaire une raison de demander une lettre de recommandation en cas de licenciement. Cela aidera pendant le nouvel emploi et démontrera le candidat du meilleur côté.

Le fait qu'une telle lettre existe déjà parle en faveur du secrétaire. Ce n'est un secret pour personne qu'ils ne peuvent pas le donner. Les recommandations positives en elles-mêmes indiquent le professionnalisme d’une personne. Par conséquent, il est conseillé d'essayer de remédier à tous les conflits sur le lieu de travail jusqu'au moment du licenciement.

L'art ancien de la bonne façon de sortir de la conversation est également pertinent pour le renvoi. Cesser de fumer dans le bon sens signifie laisser un bon souvenir de soi. Mais éteindre délibérément tous les conflits ne signifie pas se flatter ou donner des cadeaux à des collègues. La convivialité habituelle et le respect de l’éthique au bureau suffisent amplement.

En ce qui concerne les relations avec l'employeur, le secrétaire devrait être à ses côtés en toutes circonstances. Les secrétaires et les assistants personnels maîtrisent parfois mieux que quiconque les affaires d'un supérieur. La formule "Vous en savez trop" est pertinente pour presque chaque tandem, le secrétaire en chef.

Le patron doit parfois prendre des décisions difficiles. Une mesure impopulaire peut entraîner une situation de production difficile. Quelle que soit l’hostilité de l’équipe causée par les décisions du patron, le secrétaire doit rester l’auteur de sa volonté.

Cela ne signifie pas une déclaration démonstrative et intrusive des intérêts du dirigeant. Le respect scrupuleux de toutes les exigences et la communication impartiale des décisions du chef à l’équipe - c’est la loyauté du secrétaire. Peut-être qu'au moment du licenciement, cela pourrait être utile.

Comment demander une lettre de recommandation

Comme cela arrive souvent, l’employeur peut oublier la lettre de recommandation adressée au secrétaire, même dans les meilleures relations avec l’assistant. Il a trop de responsabilités. La routine quotidienne ne laisse pas à la secrétaire le risque que l’employeur retienne sa recommandation en signant une lettre de démission.

Vous ne devriez pas être complexe à ce sujet et encore plus offensé. Il est courant de demander personnellement à votre employeur une recommandation. Si le chef a bien traité l’assistant, il se fera un plaisir de répondre à cette demande.

La situation peut être optimisée en écrivant une lettre vous-même. Il est peu probable que le patron ait autant de temps pour sélectionner chaque phrase avec soin, dresser la liste de tous vos avantages et, par ailleurs, donner des exemples des succès professionnels de la secrétaire.

Il sera tout à fait normal de préparer vous-même une lettre et de proposer au responsable une ébauche pour approbation. Bien sûr, il conserve le droit de modifier. Peut-être le responsable voudrait-il compléter la liste de vos qualités personnelles. Peut-être le secrétaire lui-même sera-t-il surpris de voir à quel point le bon employeur se souvient de lui.

Dans tous les cas, un brouillon préparé est plus facile à modifier que d’écrire une lettre à partir de zéro.

Directives pour rédiger une lettre de recommandation

Ce document est destiné à la correspondance commerciale. En conséquence, il devrait contenir tous les éléments nécessaires inhérents. Tout d'abord, la lettre doit être écrite sur du papier à en-tête.

Dans ce cas, l'employé démissionnaire sera épargné du besoin de spécifier les détails de son organisation «manuellement». Si la société ne s’exerce pas à utiliser du papier avec des symboles de l’entreprise, vous devrez toujours indiquer manuellement les points importants dans l’en-tête.

Ceux-ci comprennent:

  • nom complet de l'organisation, entreprise ou institution,
  • format de responsabilité de l'institution,
  • adresse physique
  • adresse email
  • site officiel de la société,
  • TIN
  • BIN.

De plus, les coordonnées doivent être indiquées dans l'en-tête: numéro de fax et de téléphone de l'organisation.

Outre l'en-tête, la lettre commerciale doit contenir les éléments suivants:

  • titre
  • la partie principale
  • date
  • signature du chef et du sceau.

Une lettre de recommandation doit être conservée très soigneusement. Le restaurer est presque impossible. Il est impossible d'imaginer une situation dans laquelle un employé s'adresserait à l'ancien chef pour une seconde recommandation. Cela signifiera la destruction complète de la réputation de leur entreprise.

Exemple de lettre de recommandation au secrétaire

Partie introductive.

Société Blank Cap

La partie principale.

De mars 2001 à février 2015, Gorbatenko Aleksandra Yakovlevna a occupé le poste de secrétaire référent chez Orangery Plus LLC. Au cours de la période indiquée, Gorbatenko s’est révélée être une grande professionnelle, répondant parfaitement à sa catégorie de qualification. Alexandra Yakovlevna était chargée de l'administration du secrétariat.

Le mandat de Gorbatenko:

  1. support informationnel du directeur d'Orangery Plus LLC,
  2. support de visa
  3. Organisation de voyages d'affaires
  4. traduction écrite de la documentation technique et de la correspondance commerciale en anglais et en français,
  5. soutien linguistique oral pendant les négociations,
  6. fourniture complète de fournitures de bureau et de secrétariat,
  7. fourniture en temps voulu de produits souvenirs et d'échantillons de plantes pour les partenaires et les clients.

Grand professionnalisme et décence Gorbatenko s'est manifesté pendant la période difficile de la réorganisation de l'entreprise. Lors de la fusion des deux structures, Alexandra Yakovlevna a travaillé sept jours sur sept, indépendamment de son temps personnel. Parallèlement, dans le cadre de l'expansion d'Orangery Plus LLC, elle a dû suivre une formation supplémentaire. Gorbatenko a indépendamment maîtrisé le programme 1C-Enterprise. Cela lui a été utile dans son futur travail.

Dans l'équipe, Alexandra Yakovlevna jouissait d'un respect constant. Elle a fait ses preuves en tant que personne sachant travailler en équipe. C’est un spécialiste fiable, éduqué et très érudit.

Orangery Plus LLC recommande à Alexander Yakovlevna Gorbatenko d'occuper le même poste: secrétaire exécutif.

Directeur général d'Orangery Plus LLC

De manière catégorique, il n'est pas recommandé dans une lettre de recommandation d'attribuer à une personne des qualités inexistantes. Par exemple, si la secrétaire ne possède pas entièrement Excel, le travail avec les tableaux ne doit pas être mentionné du tout. Vous ne devez attribuer à la connaissance spécialisée aucun programme d'application de l'ordinateur. Un nouvel employeur peut être intéressé par cette information et proposer à une personne un emploi dans cette direction. Si le demandeur d'emploi fait ensuite preuve d'incompétence, sa réputation sera entachée au tout début.

Le texte de la lettre de recommandation devrait être purement commercial. Un ton ironique dans ce cas est inacceptable.

Les coordonnées doivent être dans la lettre. Ils seront nécessaires pour que le prochain employeur puisse contacter l'ancien chef et vérifier la véracité des faits présentés.

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